Sie müssen dazu die Zeitdauer der einzelnen Prozess-Abschnitte messen (idealerweise in Minuten) und mit den anfallenden Personalkosten pro Minute multiplizieren.
Die Beispieltabelle zeigt die 12 Prozessschritte eines typischen Bestellvorgangs von A bis Z. Die Ermittlung der Bestellkosten liefert die Entscheidungsvorlage und ROI-Berechnungsgrundlage für neue Lösungen, welche die Bestellkosten reduzieren sollen.
| Prozess-Schritt | Dauer in Minuten (Beispielwerte) |
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1. Bedarf identifizieren |
7 |
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2. Bedarfsanforderung (BANF) |
4 |
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3. ... |
3 |
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4. ... |
11 |
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5. ... |
8 |
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6. ... |
15 |
| 7. ... | 2 |
| 8. ... | 2 |
| 9. ... | 9 |
| 10. ... | 12 |
| 11. ... | 6 |
| 12. ... | 5 |
| Gesamt: | 84 Minuten |
Wenn die internen Kosten (Personal- und Sachkosten) pro Mitarbeiter jetzt bei 47 € pro Stunde liegen, dann kostet ein Bestellvorgang von 84 Minuten rund 66 €.
Wichtig: Die Dauer eines Bestellvorgangs für ein A-, B- oder C-Produkt unterscheiden sich zum Teil erheblich.
Wenn Sie jetzt diese Bestellkosten mit der Anzahl Ihrer jährlichen Bestellungen multiplizieren, dann wissen Sie, wie viel Geld das Bestellwesen bzw. die Einkaufsabwicklung verschlingt. Beispiel:
3.000 Bestellungen x 66 € = 198.000 €
Sie haben nun 2 Ansatzpunkte, um die Einkaufsprozesskosten zu senken:
1. Die jährliche Zahl der Bestellungen.
2. Die Höhe der Bestellkosten.
Wenn Sie es schaffen, beispielsweise beide Werte um 10 % zu reduzieren, dann sparen Sie 37.620 €.
Berechnung: 2.700 Bestellungen x 59,40 € = 160.380 €
198.000 € - 160.380 € = 37.620 €
Wenn Sie es schaffen, beispielsweise beide Werte um 30 % zu reduzieren, dann sparen Sie 100.980 €.
Berechnung: 2.100 Bestellungen x 46,20 € = 97.020 €
198.000 € - 97.020 € = 100.980 €
Ohne diese Zahlen können Sie das Kostensenkungspotenzial bei Ihren Einkaufsprozessen nicht abschätzen. Die Entscheidung, ob der elektronische Einkauf zum Beispiel via Online-Katalog sinnvoll ist oder nicht, muss auch vor dem Hintergrund dieser Zahlen gefällt werden.
Je geringer die Zahl der jährlichen Bestellungen ist, desto geringer ist dort das Sparpotenzial. Gleiches gilt für die Höhe der Bestellkosten.
Rechnen Sie dies doch einmal konkret für Ihren Einkauf durch.
Die komplette Vorlage für die Ermittlung der Bestellkosten plus Berechnungsbeispiel und praktischer Erklärungen können Sie hier im Shop kaufen.